Como escolher o Software de Gestão mais adequado para sua Empresa

Também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planing ou Planejamento de
Recursos Corporativos), um software de Gestão é acima de tudo uma importante
ferramente de trabalho, com características essencias de integração e
parametrização. Integração como capacidade do software de fluir para outras
áreas, a partir de um fato novo, todas as informações decorrentes deste novo
fato, e Parametrização como a capacidade do software de aderir este fato novo,
informando suas políticas, normas, processo, etc., em diferentes Empresas.

Relação Custo X Benefício

O ERP custa pouco ou muito? Na maioria das vezes esta é a primeira pergunta
feita pelos executivos das Empresas sem considerar os benefícios que o software
poderá gerar. O ERP seguramente será a principal ferramenta de gestão da empresa,
e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo.

Como selecionar um Sistema de Gestão
• Avaliação Inicial – Determine as reais necessidades da empresa e recursos
oferecidos pela tecnologia a ser adquirida, envolva neste processo, membros da
Diretoria e funcionários que estarão diretamente envolvidos com os benefícios
gerados pelo ERP. Procure assessoria de especialistas em informática para
assessorá-los à escolher a melhor arquiterura tecnológica ou identificar as
deficiências que poderão apresentar.

• Aderência - Verifique quais funcionalidades contidas no produto atendem suas
necessidades, e se a aplicação das mesmas em seu negócio trarão benefícios como:
redução de custos, diminuição de tempo de operações básicas, eliminação de re-trabalhos,
aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e aumento de
competitividade. Certamente você gostaria de adquirir um produto que atenda 100%
as necessidade de sua Empresa, contudo, os Sistemas de Gestão possuem
características próprias e distintas, e é através da flexibilidade,
parametrização e disponibilidade de se desenvolver particularidades, que a
empresa fornecedora de ERP irá tentar alcançar ao máximo este percentual.

• Localização - As constantes mudanças em nossa Legislação Tributária promovidas
pelo nosso Governo, obrigam as Empresas a realizarem rápidas mudanças em seus
processos visando o correto enquadramento dos mesmos às novas normas tributárias.
A rapidez exigida destas mudanças é vital para manutenção da lucratividade do
negócio e competitividade no Mercado Globalizado. Certifique-se de que o produto
está adaptado à nossa legislação e principalmente a garantia de atualização
constante em função de alterações em nossa legislação.

• Tecnologia – Verifique se a linguagem utilizada para desenvolvimento do
software é utilizada e aceita mundialmente. A liberdade de escolha do fornecedor
do banco de dados a ser utilizado pela aplicação também é um fator importante,
primeiro pela segurança e integridade, uma vez que nele estarão gravadas todas
suas informações de negócio, e segundo pelo custo de aquisição, que poderá
superar o custo do hardware.

• Rastreabilidade – Para garantia da integridade e segurança das transações, o
software deve oferecer condições de rastreabilidade, disponibilizando aos
administradores do sistema, recursos que permitam identificar que usuário
executou determinada operação.

• Integração com internet e outros aplicativos – Hoje em dias estão disponíveis
no mercado um número significativo de aplicativos gerenciais ou de aplicação
específica, que poderão compartilhar informações do ERP, recursos do tipo corte
e cole ou conexão direta são fundamentais para extração de dados do ERP. Também
deve ser considerado recursos de integração e comunicação de dados (EDI,
BIZTALK, etc) com clientes, fornecedor e instituições financeiras.

Evitando riscos futuros

• Referências – Busque o máximo de referências sobre o produto e sobre a empresa
de consultoria que irá realizar a implementação, procure identificar empresas
que tenham o mesmo perfil comercial e verifique quais funcionalidades de seu
negócio não puderam ser atendidas e qual solução foi oferecida pelo fornecedor
do ERP.

• Relacionamento – Uma implementação de ERP é normalmente um processo que
envolve todas as áreas de sua empresa, direta ou indiretamente, por isso é
importante que você exponha suas limitações e seus problemas, da mesma forma que
você deve ter ciências das limitações do fornecedor, com isso, vocês estarão
estabelecendo uma parceria duradoura e fortalecida.

• Implantação – O prazo e custo de implantação variam de acordo com as
necessidades da empresa e dos recursos disponibilizados (equipamentos e pessoal).
Exija do fornecedor um cronograma detalhado, com definições claras de cada fase
da implantação, elaborado em conjunto com seus funcionários. Certifique que a
equipe de implantação estejam atualizados sobre o software, e que os mesmos
estão comprometidos com a cultura da empresa de oferecer bons produtos e
serviços, lembre-se que eles serão os realizadores do que fora acordado.

• Treinamentos – Fundamental num processo de implementação de ERP numa empresa,
o treinamento deve ser dirigido à sua empresa, visando qualificar seus
funcionários à extrairem o máximo de aproveitamento dos recursos oferecidos pelo
software.

• Documentação – Peça importante num ambiente integrado e em produção, uma vez
que documenta todos os processos e principalmente as customizações realizadas
visando atender determinada funcionalidade de sua empresa. Esta documentação
permite que novos consultores ou funcionários entendam o que cada funcionalidade
do programa faz.

Assim, independente do porte da empresa fornecedora (Microsoft Dynamics AX –
Axapta, SAP Business One, Oracle, etc), os itens relacionados anteriormente
devem ser levados em conta no processo de seleção do ERP

Roberto Kowas é consultor em ERP para a Divisão Latino América do Grupo Alba
Spectrum Technology ( http://www.albaspectrum.com ). São Paulo +55-11-3444-4949
ou pelo email help@albaspectrum.com.